Rappels de lots

À quoi sert cet écran

Quand une autorité, un laboratoire ou un fournisseur rappelle un lot, Vimpia le bloque aussitôt dans toutes vos pharmacies et dépôts, dit où il est (stock, transferts en route, clients qui l'ont acheté) et garde la trace de tout ce qui est fait jusqu'à la clôture, avec un rapport à imprimer.

Pas à pas

1. Nouveau rappel : la référence de l'avis, sa date, la source, le niveau (jusqu'au patient, à la pharmacie ou au grossiste), le motif, puis les lots (produit et numéro de lot). Enregistrer le rappel : les lots ne se vendent plus nulle part (caisse, tablettes à leur prochaine synchronisation, gros, transferts) et ne peuvent plus être reçus. Le propriétaire reçoit un e-mail.
2. Où sont les lots : le stock par site et les transferts en route. Sortir le stock d'un site : retour au fournisseur ou destruction, tout le stock du lot ou une partie, avec le bon de retour ou le procès-verbal.
3. Clients à prévenir : les clients de gros et les clients enregistrés qui en ont acheté. WhatsApp ouvre un message déjà rédigé, Appeler compose le numéro ; puis Prévenu… le note. Retour reçu… fait entrer les boîtes rapportées (elles restent bloquées, à sortir ensuite). Les ventes sans client connu sont comptées : affichez l'avis au comptoir.
4. Clôturer : une note dit ce qui a été fait. Imprimer le rapport : lot par lot, reçu, vendu, récupéré, sorti, encore en stock, taux de récupération, clients prévenus, délais, signature et cachet.

Rappel reçu de votre grossiste Vimpia

1. Rappels à bloquer (en tête de l'écran, pastille sur Stock et sur l'onglet Rappels, e-mail au propriétaire) : un grossiste relié rappelle des lots qu'il vous a vendus. Vimpia les a retrouvés chez vous et les a déjà mis en quarantaine : ils ne se vendent plus. La carte dit, lot par lot, votre produit, vos bons de commande et ce qu'il en reste ; un lot pas retrouvé est à vérifier dans votre stock.
2. Bloquer les lots : votre rappel est créé (même référence, même niveau, même source) et sa fiche s'ouvre ; si ces lots sont déjà dans un rappel que vous aviez saisi, l'avis s'y rattache. Le grossiste est prévenu et voit ce qu'il vous en reste, pour organiser le retour.
3. Retour au grossiste : sur la fiche, Sortir → Retour au fournisseur, Retour à … par Vimpia coché : le retour lui est annoncé. La carte Reçu par Vimpia montre sa réponse : Reçu (ce qu'il a compté) ou Pas reçu et pourquoi.

Chez un grossiste : vos pharmacies Vimpia

1. Un rappel jusqu'au patient ou jusqu'à la pharmacie part en avis à chaque pharmacie Vimpia qui a reçu ces lots (toutes ses factures). Dans Clients à prévenir, sa ligne porte le badge Vimpia et l'état de l'avis : reçu (« prévenu par Vimpia »), pas reçu (Renvoyer l'avis, ou appelez-la), puis lots bloqués et ce qui lui restait.
2. Retours annoncés (en tête de l'écran et pastille) : quand les boîtes arrivent, Reçu… (dépôt, quantité comptée) les fait entrer sur le lot rappelé ; Pas reçu… prévient la pharmacie. Le rappel ne se clôture pas tant qu'un retour annoncé attend sa réponse.

Bon à savoir

• Un lot jamais reçu est enregistré quand même : s'il arrive un jour, sa réception est refusée.
• Un lot rappelé encore en stock reste une alerte rouge du stock (tableau de bord, app Vimpia Pro) tant qu'il n'est pas sorti.
• Sur la fiche d'un produit (onglet Produits et lots), Statut met un lot en quarantaine ou le bloque, avec un motif, et montre son historique ; un lot rappelé ne redevient disponible qu'après la clôture de son rappel.
• Saisir et suivre un rappel demande le droit d'ajuster le stock sur toutes les pharmacies (propriétaire, gérant) ; sans lui, la carte Rappels à bloquer se lit mais ne se bloque pas (les lots restent en quarantaine).
• Un rappel jusqu'au grossiste n'avise pas les pharmacies : la fiche dit lesquelles ont reçu les lots.
• La quarantaine d'un avis se lève à la main (fiche du produit, Statut, avec un motif) si vous vérifiez que le lot n'est pas concerné.
• Les gestes d'un rappel restent possibles même quand l'abonnement est en lecture seule : c'est une question de santé.
• Voir aussi : Stock.

Si ça bloque