Réceptionner une livraison

À quoi sert cet écran

Enregistrer ce qu'un fournisseur a livré : le stock entre lot par lot, et la dette envers le fournisseur est notée. La réception se fait de préférence sur la commande (les produits commandés sont proposés).

Pas à pas

1. Fournisseur et, si la livraison répond à un bon de commande, Commande (sinon « Sans commande »).
2. Facture : devise de la facture, taux (vide = taux du jour du site, rappelé sous le champ) et « N° de facture du fournisseur ».
3. Pièces jointes : « Photographier ou choisir des pages » (sur tablette ou téléphone, l'appareil photo est proposé ; plusieurs pages à la fois, photos ou PDF). Chaque page s'affiche en vignette : choisissez son type (Facture par défaut, Bon de livraison, Autre) ; « Retirer » enlève une page tant que rien n'est enregistré.
4. Produits reçus : pour chaque ligne, la quantité reçue, le numéro de lot, la péremption et le prix. La valeur en francs s'affiche à côté de la valeur marchandise : relisez-la.
5. Frais d'approche (transport, douane…) : ils se répartissent sur les produits pour le coût réel.
6. Enregistrer la réception (possible une fois toutes les pages envoyées). Le bon de réception s'affiche : son titre ouvre sa fiche.

Bon à savoir

• Commande passée à un grossiste relié sur Vimpia : quand il livre, la carte Livraisons à réceptionner (n) d'Achats la montre (avec la pastille d'Achats) ; elle ouvre la réception déjà remplie (lots, péremptions, quantités, prix) : comptez et corrigez, les écarts lui sont renvoyés.
• Sur téléphone : l'app Vimpia Pro liste les mêmes livraisons pour qui réceptionne (propriétaire, gérant, magasinier). On compte lot par lot (− / +, 0 si absent ; un lot rappelé est à rendre au livreur), « Scanner la facture » photographie les pages, puis « Valider la réception ». Sans réseau, rien n'est perdu : comptes et pages restent sur le téléphone, réessayez. Une livraison facturée en devise étrangère se réceptionne sur le web (taux à saisir).
• Voir aussi : Réceptions et pièces jointes.
• Les pages jointes sont gardées 10 ans et ne s'enlèvent plus : une erreur se corrige en joignant la bonne page, avec une note, sur la fiche de la réception. La facture arrivée après la marchandise se joint aussi sur la fiche.
• Sans le droit de voir les prix d'achat (magasinier), les prix de la commande, de la confirmation et de la livraison du grossiste ne s'affichent pas : Vimpia les reprend, et la devise reste celle de la commande. Seul le prix d'une ligne hors commande se saisit, depuis la facture en main. Les pages jointes et les dettes envers les fournisseurs ne se voient qu'avec ce droit (ou celui de payer les fournisseurs).
• Plus que commandé : l'écran le demande (« Recevoir plus que commandé ? ») avant d'accepter le surplus.
• Taux très différent du taux du site (plus de 20 % d'écart, souvent une faute de frappe) : l'écran le demande (« Garder ce taux ? ») ; corrigez-le, ou gardez-le s'il est bien celui de la facture. Le journal d'audit le note.
• Un numéro de lot déjà connu doit garder la même péremption ; un lot déjà périmé est refusé.
• La réception est définitive : une erreur se corrige par un mouvement de stock, avec un motif.

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