Réseau Vimpia (grossiste)

À quoi sert cet écran

Relier votre dépôt aux pharmacies clientes qui utilisent aussi Vimpia. Une fois reliées, elles pourront vous commander depuis leur Vimpia et recevoir vos livraisons sans rien retaper. Chaque côté garde ses propres données : rien n'est partagé sans votre accord.

Pas à pas

1. Inviter : dans « Pharmacies reliées », cliquez Inviter sur Vimpia (ou depuis la fiche de la pharmacie cliente), choisissez la pharmacie et les dépôts qui la serviront, puis Créer le code.
2. Envoyer le code : il s'affiche une seule fois (par exemple K7M4-XQ9P) ; envoyez-le par WhatsApp, Partager… ou Copier le message, ou donnez une adresse e-mail pour que Vimpia l'envoie.
3. Attendre l'acceptation : l'invitation reste dans « Invitations en cours » 7 jours. Quand la pharmacie accepte, la liaison apparaît Active et vous recevez un e-mail.
4. Vérifier la fiche : la licence déclarée par la pharmacie est recopiée sur sa fiche client si elle n'en avait pas de valable. Contrôlez aussi son plafond de crédit et sa grille de prix.
5. Gérer la liaison : ouvrez-la pour changer les dépôts, Suspendre (avec un motif), Reprendre la liaison ou Terminer la liaison.
6. Paraître dans l'annuaire (facultatif) : carte Ma fiche d'annuaire, Modifier : nom commercial, ville, communes livrées, téléphone, jours de livraison, minimum, court message, puis Visible dans l'annuaire. Les pharmacies Vimpia vous trouvent alors par nom, ville ou commune et vous demandent à commander.
7. Traiter une demande : la pastille sur Ventes en gros, la carte Demandes de l'annuaire et un e-mail l'annoncent. Ouvrez-la : sa ville, son téléphone, sa licence, son message. Accepter et relier à une pharmacie cliente existante, ou à une Nouvelle fiche à son nom (avec sa licence), et choisissez les dépôts ; ou Refuser… avec un motif, qu'elle reçoit.
8. Choisir ce que vous montrez : carte Ce que je montre, Modifier : produits (aucun, tout le catalogue du dépôt, ou une sélection de familles), prix de la grille du client, stock (niveaux ou quantités), péremption (la plus proche ou un minimum garanti), vos conditions. Tout est caché au départ.
9. Un client à part : sur la fiche d'une liaison, Personnaliser pour elle ; Voir ce qu'elle voit montre exactement son écran.
10. Confirmer une commande reçue : la pastille sur Ventes en gros et la carte Commandes Vimpia à confirmer l'annoncent. Ouvrez-la, choisissez le dépôt, puis pour chaque ligne : votre fiche (à associer si elle n'est pas reconnue, c'est mémorisé), la quantité servie (0 : rupture ; votre stock est rappelé) et un prix si besoin (sinon la grille). Confirmer crée une commande de gros ordinaire (crédit compris) et prévient la pharmacie ; Refuser la commande lui envoie votre motif.
11. Répondre à la pharmacie : sur la commande reçue, la carte Messages avec … garde le fil (« Rupture du paracétamol, livraison jeudi »). Un message de la pharmacie s'annonce par la pastille sur Ventes en gros et la carte Messages non lus ; ouvrir la commande le marque lu.
12. Livrer : comme toute commande de gros (lots en FEFO, facture). Si vous avez promis une péremption minimale, seuls les lots qui la respectent partent. Le bon de livraison (lots, péremptions, prix, facture) part tout de suite à la pharmacie ; son accusé de réception revient sur la commande reçue, avec ses écarts éventuels.
13. Régler les écarts : la carte Écarts à régler et la pastille les annoncent. Sur la commande, la carte Écarts à la réception donne, lot par lot, le livré, le reçu et la valeur au prix de la facture (un lot reçu sous un autre numéro ne coûte rien), puis la valeur du manque. Faire un avoir… (au plus cette valeur) diminue le compte de la pharmacie chez vous ; Contester… lui envoie votre motif : elle peut reconnaître l'écart (sa dette rejoint la facture) ou en parler avec vous dans les messages.
14. Vérifier un paiement annoncé : quand une pharmacie reliée vous paie en francs, la carte Paiements annoncés et la pastille l'annoncent. Reçu… enregistre le remboursement sur son compte (virement ou mobile money sur le compte choisi, espèces dans la caisse ouverte) ; Pas reçu… lui renvoie votre motif.
15. Rappeler un lot : Stock › Rappels, Nouveau rappel (jusqu'au patient ou à la pharmacie) : chaque pharmacie Vimpia qui l'a reçu, par commande Vimpia ou au comptoir, est avisée aussitôt ; ses lots passent en quarantaine chez elle. Sur la fiche du rappel, sa ligne dit si l'avis est reçu, puis bloqué ; ses retours arrivent dans Retours annoncés (Reçu…, Pas reçu…). Voir Rappels de lots.

Bon à savoir

• Votre fiche d'annuaire est invisible au départ ; elle ne montre que ce que vous y écrivez (ni prix, ni stock, ni clients). Il faut au moins un dépôt ouvert pour être visible. Invisible, plus aucune demande n'arrive.
• Une pharmacie ne peut avoir qu'une demande à la fois chez vous ; elle peut la retirer tant que vous n'avez pas répondu.
• Les messages d'une commande ne se modifient ni ne s'effacent ; ils circulent tant que la liaison est active ou suspendue.
• Les écarts d'une commande se règlent une seule fois ; l'avoir apparaît sur le compte de la pharmacie (« Avoir ») et solde ses dettes les plus anciennes d'abord, comme un paiement.
• Le code n'est jamais gardé en clair : perdu, il ne se retrouve pas ; retirez l'invitation et créez-en une nouvelle.
• Un nouveau code pour la même pharmacie retire l'ancien.
• Seul celui qui a suspendu une liaison peut la reprendre. Terminer est définitif : il faudra une nouvelle invitation.
• Si le dernier dépôt de la liaison ferme, elle se suspend d'office et la pharmacie est prévenue ; elle reprend à la réouverture.
• Le badge Vimpia marque les pharmacies clientes reliées. Le réseau est gratuit.
• Une commande confirmée au-delà du plafond attend l'accord de crédit, comme aujourd'hui ; la pharmacie le voit. Si elle l'annule avant la livraison, la commande de gros est annulée aussi.
• Ce qui est caché ne quitte jamais votre compte : ni vos coûts, ni vos marges, ni les prix des autres clients. Le stock montré n'est pas une réservation : votre confirmation fera foi.
• Voir aussi : Réseau Vimpia (pharmacie).

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